5 kantoortermen die we in 2018 nog vaak gaan horen

“Ik plan voor de komende dinsdag een bilateraal met je in, zodat we voorbereid de video scrum van woensdag in kunnen gaan”. Als iemand dit vorig jaar tegen me had gezegd dan was het zweet me uitgebroken. What the hell is ‘bilateraal’, welke medicijnen moet ik hiervoor innemen en wat gebeurt er met me als we de ‘scrum’ ingaan? Ik hoef me geen zorgen te maken. Tegenwoordig weet ik dat dit niets anders is dan een verkapping van andere, ogenschijnlijk ouderwetse woorden. Soms zijn er blijkbaar nieuwe woorden nodig in het kantoorleven, waardoor iedere ‘newbie’ een soort van woordenboek nodig heeft voor alle nieuwerwetse kantoortermen. No worries, op internet is genoeg te vinden. Vandaag deel ik de 5 kantoortermen die redelijk nieuw zijn en welke we -hoogstwaarschijnlijk- in de komende jaren nog vaak genoeg gaan horen.

Agile

Agile, Scrum & Sprint hebben allemaal wat met elkaar te maken. Om die begrippen te begrijpen, zal je eerst moeten weten wat de Agile manier van werken inhoud. Ja. Het is inderdaad een manier van werken. Efficiënt werken welteverstaan, want dat is de droom van iedere werkgever/nemer. Agile is ontstaan vanuit de software-ontwikkeling, maar kan tegenwoordig bij elk soort bedrijf toegepast worden welke voornamelijk op projectbasis werken.

De Agile methode breekt grote projecten/veranderingen binnen een bedrijf op in korte perioden van tussen de 2 tot 4 weken. Het voordeel hiervan is dat er snel gereageerd wordt op veranderingen vanuit de klant, wijzigingen in het project of zelfs de werkstructuur. Belangrijk is, dat er vooral geen tijd verloren gaat bij het opnieuw indelen van het gehele project. Je werkt immers in kleine perioden en stelt prioriteiten vaak bij.

Feedback en snelle communicatie is een ontzettend belangrijk onderdeel en Agile/ scrum & sprints lijken hier dan ook grotendeels op te berusten.

Scrum

Scrum is een term die afkomstig is uit de rugbysport. Bij een scrum probeert een team samen een doel te bereiken en de wedstrijd te winnen. Samenwerken is ook hier heel belangrijk en iedereen moet snel kunnen inspelen op veranderende omstandigheden. Lijkt veel op Agile hé? Dat kan kloppen, want scrum is een Agile methode.

Met de scrum methode werk je in één ruimte in een klein team en heb je dagelijkse, korte vergaderingen die je ‘daily scrums’ noemt. Binnen het team zijn er drie rollen te verdelen:

• Scrum master
• Product owner
• Ontwikkelteam

Deze vergaderingen zijn erg belangrijk, ze duren maximaal 15 minuten en er worden doorgaans enkel 3 vragen gesteld: Wat heb je gedaan, wat ga je doen, waar heb je hulp bij nodig. Deze vergadering is niet voor buitenstaanders en er wordt dan ook niets anders besproken dan bovenstaande dingen. Volgens het principe zou de vergadering zo kort moeten duren dat het binnen deze tijd net lukt een kop koffie te nuttigen.

Ook in een scrum wordt gewerkt met korte iteraties ofwel ‘sprints’.

Sprint

Een sprint is in de atletiek een hardloopwedstrijd over relatief korte afstand. In het kantoorleven – en dan met name de software ontwikkeling- staat een sprint voor precies hetzelfde principe.

Een sprint vindt doorgaans plaats als onderdeel van een scrum. Elke sprint kan beschouwd worden als een klein afgebakend project, waarin iets bereikt moet worden in korte tijd (1-4 weken). Deze is kort om te voorkomen dat er onduidelijkheid en risico’s ontstaan.

Daarnaast zorgen korte sprints voor meer feedback momenten, waardoor de voorspelbaarheid van het uiteindelijke doel steeds toeneemt. Daar hebben we ‘m weer: feedback. Ook hier weer een heel belangrijk onderdeel.

Bilateraal

Het klinkt als een medische aandoening, maar in feite is het eigenlijk ‘gewoon’ een gesprek met je leidinggevende. Vooral in het begin van je carrière een erg handig middeltje om al je vragen op hem/haar af te vuren en je prestaties te bespreken. Omdat ik nu deel uitmaak van de marketing afdeling werd bij mij ook een bilateraal overleg ingepland die vervolgens om de 2 weken terugkeerde. Nooit eerder gehad, maar zo ontzettend fijn.

Ik ben van mening dat iedere nieuwe werknemer een 2-wekelijks bilateraal moet hebben met zijn/haar leidinggevende. Het heeft mij in ieder geval heel veel vertrouwen en structuur gegeven. Je had het ook gewoon een gesprek kunnen noemen, maar ach.. we geven het beestje maar een naam.

Kanban

Op mijn werk moest een bepaalde bestelmodule getest worden. Bij elk ‘probleem’ of ‘issue’ dat je tegenkwam, werd je geacht deze op het zogenaamde “Kanban board’ te vermelden. Zo wisten de ontwikkelaars welke problemen er nog opgelost moesten worden en hoeveel prioriteit hieraan hing. Zodra iemand een probleem oppakte, dan werd deze op ‘in progress’ gezet. Als het probleem naar tevredenheid was opgelost, dan kon deze naar ‘done’ verplaatst worden. Een ontzettend handig systeem, wat me doet denken aan een groot whiteboard met post-its, gesorteerd op prioriteit. Maar dan digitaal.

Het hoort bij de Agile methode (what else), maar kan gebruikt worden om van alles in het leven te organiseren. Schijnt dus de nieuwe kantoortrend van 2018 te worden.

Jawel, zelfs je huishouden kan je ermee organiseren. Deel het bord met ieder gezinslid, vermeld de zaken met spoed (vlees, brood kopen) of mindere prio (zolder opruimen) en iedereen kan een taak op zich nemen en afsluiten. Halleluja!